A més a més de la documentació generada per l'Administració municipal, que constitueix el nucli central del fons de l'Arxiu, es conserven també altres fons que, malgrat tenir una vinculació municipal, no han estat generats estrictament per l'Ajuntament. Aquests fons estan agrupats sota la denominació genèrica de Fons institucionals i han estat generats en la seva totalitat per institucions i òrgans encarregats de la gestió i organització de grans esdeveniments ciutadans amb una transcendència extraordinària en la història contemporània de la ciutat. Aquests fons institucionals són els següents:

-Exposició Universal de 1888 (1885-1892).
Documentació generada per la Comisión Ejecutiva de la Exposición Universal de 1888, encarregada d’organitzar-la.

-Exposició Internacional de Barcelona de 1929 (1913-1934).
Documentació generada pels organismes encarregats de l'organització d'aquesta exposició.

-Holding Olímpic, SA (1985-1993).
Documentació generada per aquest organisme, encarregat de la construcció de la major part de les infraestructures urbanístiques, edificis i instal·lacions esportives necessàries per als Jocs Olímpics de 1992.
Aquesta documentació ha estat dipositada a l'Arxiu en aplicació del conveni subscrit l'abril de 1992 entre HOLSA i l'Ajuntament de Barcelona, en el qual s'establia l'organització i posterior traspàs de la documentació administrativa i tècnica generada per les diferents Societats que integren Barcelona Holding Olimpic, SA (IMPUSA, AOMSA i VOSA). Actualment es troba en procès de classificació definitiva i s'estan elaborant els instruments de descripció per facilitar-ne la consulta.

-Coob 92 (1981-1993). Documentació generada per la gestió, funcionament i activitats del Comitè Organitzador dels Jocs Olímpics de Barcelona, des de la creació de l'oficina per a promoure la candidatura de la ciutat fins a la liquidació del Comitè un cop finalitzats els Jocs. Fou dipositada amb caràcter vitalici a l'Arxiu l'any 1993, en compliment d'un dels articles de la carta fundacional de la Fundació Barcelona Olímpica, per garantir-ne la custòdia, la conservació i la difusió i consulta posteriors.

La documentació conservada a l'Arxiu permet, per tant, conèixer i estudiar nombrosos aspectes de la història contemporània de la ciutat mitjançant l'anàlisi de la documentació generada per l'Administració municipal i pels òrgans encarregats de les grans transformacions lligades a l'organització d'exposicions internacionals o dels Jocs Olímpics.

La documentació, però, pel seu abast cronològic que arriba pràcticament fins a l'actualitat, permet ser utilitzada no només per a la investigació històrica sinó també amb finalitats administratives i de gestió, tant pels diversos òrgans i serveis municipals com pels ciutadans.

El caràcter d'arxiu administratiu i a la vegada històric, el fa susceptible de ser utilitzat per un ventall molt ampli d'usuaris, segons les diferents possibilitats d'aprofitament de la documentació i de la informació continguda: polítics, tècnics i treballadors municipals, gestors administratius, advocats, ciutadans en general, historiadors, arquitectes, estudiants universitaris, genealogistes, etc. I les consultes també poden ser motivades per raons igualment diverses: de caràcter informatiu, tècnic, històric, jurídic, fiscal, econòmic, legal, etc.