  |
|||
| num 62 | . | . | |
| Portada | . | . | |
| . | . | . |
En una xarxa
restringida com Intranet no hi pot accedir tothom des de qualsevol
punt del món, sinó únicament els usuaris autoritzats a fer-ho, en
aquest cas, els treballadors municipals. Una eina de treball Intranet, doncs, és un servei per a uns clients específics i dissenyat per a unes tasques específiques. No està feta per divertir ni per passar l'estona. És una eina de treball. Els usuaris no hi trobaran llumetes de colors ni figures en moviment ni publicitat. L'objectiu principal és que sigui pràctic. L'Intranet té coincidències amb l'Internet municipal, però també diferències. En tots dos s'hi poden trobar les ordenances municipals. En un cas com una eina de consulta del ciutadà: en el segon, per poder-hi treballar. A Intranet, tot s'ha pensat perquè qui necessita alguna informació hi entri, trobi ràpidament el que busca i automàticament torni a sortir. És
a dir, que si Internet està pensat per entretenir, per ser utilitzat
com més temps millor de la forma més amena possible, la xarxa municipal
és quasi l'oposat: aquí, no es tracta de navegar per navegar. L'entorn
és amigable, sí, però es busca primerament la màxima eficiència
en el treball. Si es volgués, per exemple, es podrien introduir
planells de Barcelona en tres dimensions, molt espectaculars però
que no aportarien res al treball. Aquesta opció es reserva per a
l'Internet municipal, que qualsevol ciutadà pot consultar des de
casa. Més de 4.000 ordinadors En una primera fase de proves es van connectar a Intranet un miler de treballadors municipals. En l'actualitat i fins a final del 2000, la xarxa està integrada per uns 4.300 ordinadors. La difusió del sistema ha coincidit amb la implantació generalitzada del sistema operatiu Windows NT. La implantació d'Intranet arribarà a tots els PC de l'Ajuntament a finals de juny. Ho farà a través de fibra òptica en aquelles dependències que estiguin connectades a la xarxa, i de telefònica en els casos que no hi estiguin. La definitiva implantació de la xarxa, al llarg dels pròxims mesos, permetrà calibrar l'ús exacte d'Intranet i adequar-se a aquesta demanda, potenciant els continguts existents, creant-ne de nous i eliminant els que es jutgin innecessaris.
Intranet està pensat per a tots els treballadors de l'Ajuntament.
La nova tecnologia servirà tant als funcionaris que treballen habitualment
amb ordinador com als que sols tenen accés a ell de forma esporàdica.
Ni tan sols caldrà que l'usuari estigui avesat a usar la informàtica.
S'ha creat un entorn amigable en el qual fins i tot els neòfits
trobin allò que busquen. El disseny és senzill, la manipulació fuig
dels tecnicismes i la informació està estructurada sense complicacions. Tres nivells d'informació Intranet és una eina de treball que es mou a tres nivells. En el primer, s'ofereix informació de gestió, de grans dades. Així, per exemple, els responsables tenen accés instantani a uns coneixements que els han d'ajudar a prendre decisions. Dins d'aquest apartat s'hi poden incloure indicadors dels barris o districtes de la ciutat, saber si la població de Ciutat Vella o Les Corts puja o baixa, però també accedir a tot document que marqui l'estratègia municipal. Està previst que les dades s'actualitzin de forma automàtica i sempre sota uns criteris homogenis, de manera que permetin les comparacions i analitzar l'evolució dels indicadors municipals. D'aquesta manera, d'aquí a uns anys qualsevol gestor municipal podrà veure l'evolució de variables referides a camps tan diversos com l'urbanisme o la circulació. Tot plegat, des del propi lloc de treball, amb un simple cop d'ull i sense haver-se de desplaçar. Un segon criteri és incloure tots els documents de qualsevol procedència que puguin ser d'ús comú entre els funcionaris municipals. La Gaseta Municipal o les ordenances municipals són alguns dels textos que es troben dins d'aquest apartat. A l'Intranet s'inclou aquella informació d'àmplia difusió que fins ara comportaven una despesa important d'impressió, distribució, arxiu o destrucció. Sols en el cas concret del recull de premsa, la incorporació a la xarxa de les notícies que publiquen els diaris cada dia suposarà un estalvi de prop d'una tona de paper cada mes. I encara s'evita el cost de distribució de les fotocòpies per les diferents dependències i instituts municipals. La informació està disponible cada matí a partir de les nou. Intranet també permet la consulta corporativa d'una col·lecció de CR Rom de gran utilitat per a la tasca laboral dels treballadors. Hi ha disponibles llistats d'adreces i de telèfons municipals, accés a departaments, instituts, patronats, societats municipals privades i a empreses mixtes. Al
marge de la informació general, Intranet ofereix webs locals d'Internet
de regidories concretes. A la recerca d'eficàcia Els avantatges de disposar d'una xarxa com Intranet són nombrosos. D'entrada, s'aconsegueix més informació i, per tant, una administració més eficaç. Permet donar una imatge corporativa més unitària i facilita una eina per intercanviar informació d'eficàcia contrastada. Un segon objectiu de la nova xarxa és reduir costos. Evita duplicitats i permet compartir recursos. En termes pràctics, redueix dràsticament el volum de fotocòpies, el número de visites a les biblioteques i les hores necessàries per buscar i distribuir documents de circulació interna o de consulta entre les diferents dependències municipals. Intranet també agilitza la transmissió de directrius a treballadors ubicats en dependències disperses, evita tasques administratives rutinàries com enviaments de fax o trameses internes, incrementa la productivitat pel fàcil accés a la informació. Els avantatges de l'Intranet es consideren molt superiors al cost que suposa la seva implantació. El cost per client no arriba a les 10.000 pessetes anuals, despesa que, en conjunt, per a 4.300 terminals d'ordinadors, suma 42,5 milions de pessetes. El manteniment de la xarxa no supera les 3.000 pessetes per ordinador i any. Els
tècnics encarregats de posar en marxa la nova eina estan convençuts
que Intranet comportarà canvis profunds en l'organització municipal.
Es pensa que implicarà més el personal en la millora del servei,
que permetrà optimitzar i explotar millor els coneixements dels
que hi treballen i que, a més, intervindrà en la reenginyeria dels
processos. En definitiva, que Intranet no només posa la informació
en comú i a l'abast ràpid i directe de tots els treballadors. La
prova és que les xarxes corporatives d'ús intern són cada cop més
utilitzades per empreses i institucions públiques. Una eina per a la modernització Intranet contribueix a la transformació i a la modernització de l'Ajuntament. La seva introducció suposa un canvi de l'estructura organitzativa municipal, i ajuda a compartir els recursos disponibles, la informació i els coneixements. A mig termini, es preveu que el model implantat sigui mixte. Inclourà elements centralitzats i altres descentralitzats. És a dir, pàgines elaborades pel mateix servei central i altres que generen altres departaments municipals, tot i que ajustant-se a unes normes marc o guia d'estil que recull les recomanacions per a les webs sectorials. Està previst que cada sector municipal i cada districte tindrà la seva pròpia Intranet. Una part d'aquesta informació serà accessible des de la web principal. El model seleccionat és simple però permetrà un ràpid creixament de cara al futur, amb documents sobre diferents sectors o sobre els districtes. Una part de la informació serà d'accés general. L'Institut Municipal d'Informàtica (IMI) és l'òrgan encarregat d'atorgar els noms als diferents dominis que es creïn dins de la xarxa.
La idea de crear una xarxa de comunicacions municipals interna neix el 1998. El juliol d'aquell mateix any, la direcció de l'IMI encarregava la seva creació. La implantació d'Intranet es va iniciar el desembre del 1998 en un període de proves en el qual hi van participar quatre departaments, la Biblioteca General, Personal, Secretaria i Direcció i Comptabilitat. Posteriorment, i durant tot l'any 1999, va estar en fase de consolidació a través d'un miler de terminals. Un cop testat i avaluat el sistema, el 2000 és l'any de la definitiva expansió a la totalitat d'ordinadors del consistori. La posada en servei del primer prototipus va permetre calibrar la simplicitat del sistema, la facilitat d'ús, la rapidesa del temps de resposta, la utilitat dels continguts i la necessitat d'incloure'n de nous. Al final de la primera fase, es va comprovar que Intranet ajudava a superar la concepció de l'Ajuntament com a una suma d'àrees o departaments sense relació entre ells. Es detectava també la necessitat de crear nous continguts no previstos, com directoris de l'Ajuntament, per tal de facilitar la comunicació interna, informació dels districtes o la necessitat d'oferir formularis a través de la xarxa. Els principals problemes van ser de tipus tècnic, per inadequació dels programes informàtics, dels equips o de les instal·lacions.
En una segona etapa, a finals del 1999 es va analitzar el resultat
del servei. Es va veure fins a quin punt ajudava a la presa de decisions,
a compartir recursos, a reduir despeses i temps de treball. Millorant el present De cara a un futur pròxim, hi ha previst incloure un buscador general que faciliti les recerques de matèries concretes. D'aquesta manera, clicant una o diverses paraules clau s'accedirà de forma immediata a tots els continguts relacionats amb l'objecte de la recerca. També s'inclouran el correu electrònic i s'actualitzaran i ampliaran els continguts. Actualment, hi ha una trentena de persones que treballen en els continguts i el manteniment d'Intranet. S'ha creat una Taula Intranet en la qual participen diferents departaments municipals. El seu objectiu és garantir el lideratge del sistema des de l'organització, que estableixi prioritats i que asseguri que es compleixen els terminis. L'esforç realitzat per posar en marxa Intranet és important. El repte futur, però, serà mantenir actualitzada la xarxa amb dades fiables i evitar un creixament fora de mesura.
L'Intranet no és un calaix de sastre en el qual els diferents departaments municipals poden abocar-hi informes, plans especials i estadístiques, sense cap control. L'usuari no decideix quina informació penja de l'Intranet. Aquest desenfrè seria contraproduent. Es perdria eficàcia. Les recerques s'alentirien i les informacions més valuoses quedarien diluïdes dins d'un mar de pàgines de text. Ara, hi ha un departament específic que ha d'aprovar la incorporació de nous continguts a la xarxa així com la forma en què s'ha de fer. Intranet és una eina de treball, i com a tal cal planificar-la. S'ha comprovat que els criteris per incorporar informacions han de ser comuns per a tot l'Ajuntament, que no es pot confondre l'interès que pot tenir una eina de treball amb l'interès del treball. L'administrador general de la xarxa s'encarrega de recollir les propostes de millora que plantegen els departaments, de gestionar la incorporació de noves informacions i de coordinar les actuacions. En la Taula Intranet hi participen la direcció de Serveis Personals, la direcció de Serveis d'Organització i el servei tècnic de l'IMI. Ells són també els encarregats d'aprovar els criteris comuns que han de tenir els continguts que es pengin a la xarxa. A més, la Taula Intranet vetlla perquè la informació estigui actualitzada i sigui completament fiable, promociona la xarxa dins de l'Ajuntament, valida els documents que es vulguin incorporar i n'avalua la utilització que tenen. La xarxa s'estructura en set grans blocs: legislació i normatives, personal, webs sectorials, informació i documentació, memòries, documents estratègics i estudis i òrgans de govern. 1: Organs de govern: inclou els acords presos per l'equip de govern en els últims mesos, així com calendaris de reunions de la comissió de govern, els ordres del dia, les actes de les reunions celebrades... 2: Legislació i normatives:ofereix les principals ordenances municipals, la legislació d'interès per a treballadors municipals actualitzada de forma continuada. S'inclouen les normes de contractació, els pressupostos, les eleccions, la funció pública, les lleis fonamentals (de la UE, la Constitució, l'Estatut d'Autonomia, la Carta Europa d'Autonomia Local o la Llei Orgànica del Tribunal Constitucional). També hi ha normes sobre medi ambient, Procediment Administratiu, Règim Local (Carta Municipal, diputacions, organització municipal, tributs, Urbanisme i Habitatge, així com els butlletins oficials: Butlletí Oficial de la Província, Diari Oficial de la Comunitat Europea i el DOGC.. 3: Personal:inclou els telèfons de tots els treballadors de l'Ajuntament, els números de fax de tots els instituts municipals, les condicions de treball dels funcionaris i dels contractats laborals... 4: Webs sectorials: permet un accés directe a les webs muntades per alguns departaments municipals. Via Pública i Manteniment i Serveis, per exemple, hi tenen la seva. Es poden consultar informes, informació de la Guàrdia Urbana, l'estat de les obres al carrer, xifres d'usuaris del transport públic, intensitat de cotxes en els carrers més transitats... En aquesta pàgina els usuaris hi poden deixar els problemes amb què s'han trobat treballant amb Intranet. Un estudi encarregat per l'Institut Municipal d'Informàtica a l'empresa externa Webtrends detecta que hi ha pàgines o imatges que no s'obren, pàgines amb massa text, pàgines interrompudes o suggerències per millorar 933 de 2.246 pàgines. El treball, realitzat la darrera setmana d'abril del 2000, enumera els serveis més usats. L'apartat Informació i Documentació és un dels més visitats gràcies al recull de premsa que ofereix. El segueixen el de Personal, el de Tecnologia, el de Manteniment i Serveis, el de Via Pública i el del districte setè. Durant la setmana del mes d'abril analitzada, la Intranet va comptar amb 742 consultes diàries entre setmana, i 77 el cap de setmana. Divendres va resultar ser el dia de més activitat, i la franja horària de més servei va ser entre les deu i les onze del matí. 5: Informació i Documentació: ofereix un recull de premsa amb les notícies del dia, i, gràcies al servei ofert per l'empresa My News, es pot consultar l'hemeroteca digitalitzada des de principis de gener o realitzar una recerca pel tema en el qual s'està interessat. De La Maquinista, per exemple, hi havia fins a 37 entrades sols quatre mesos després d'entrar en funcionament. El butlletí del departament de Premsa són les notícies que genera el propi Ajuntament. Aquí es pot llegir que la llei d'estrangeria obre el cicle de Debats al Jardí, que s'inicien les jornades Fem Salut, que s'ha iniciat la campanya de viatges per a la gent gran, que es convoca el concurs fotogràfic de Parcs i Jardins Balcons Verds, Terrasses en Flor... També hi ha un accés directe a l'Arxiu Municipal, a la Biblioteca General, un Directori d'Organismes Oficials que inclou els de tot Espanya, de nombrosos llocs d'Europa i fins i tot d'Andorra, la Gaseta Municipal, l'Organigrama de l'Ajuntament i de cada districte... Al subapartat Cartipàs Municipal s'hi troba un llistat de tots els regidors, estructura executiva, societats municipals, patronats, empreses mixtes.... 6: Memòries: n'hi ha dels sectors (Serveis Generals, Serveis Personals, Manteniment i Serveis, Via Pública i Urbanisme), dels districtes i d'organismes autònoms com l'ICUB. Aquí es pot tenir informació de primera mà sobre els museus municipals més visitats o de les exposicions que s'hi organitzen. 7: Documents estratègics i estudis:en aquest últim apartat s'hi troben l'anuari estadístic de l'Ajuntament de Barcelona corresponent a l'últim any, el pla Barcelona 2000, el Pla Estratègic, documents sobre el Fòrum Universal de les Cultures 2004, el Pla de Biblioteques, el Pla Estratègic del Sector Cultural o el Pla Municipal per a les Dones. Tots els dubtes i problemes de funcionament es poden consultar en un apartat on obtenen la resposta sol·licitada.
És un dels exemples més clars de la utilitat d'Intranet. Cada dia, a partir de les nou del matí, s'hi poden llegir unes quaranta notícies que publiquen els diaris del dia relacionades amb Barcelona. Agrupades per seccions, hi ha informacions susceptibles d'interès municipal encara que la corporació no en sigui protagonista, a més d'articles d'opinió sobre persones, institucions o entitats d'interès municipal i una tria de les cartes publicades als diaris. Les consultes es poden fer per apartats temàtics com districtes, Via Pública, Medi Ambient o Educació. Si així i tot no es troba el que es busca o es vol aconseguir tota la informació disponible sobre un tema, es pot fer una recerca a partir d'una o diverses paraules clau. A més de ser un dels serveis d'Intranet més utilitzats, el Recull de Premsa a través d'Intranet ha permès suprimir, des de primers de febrer, bona part dels reculls de premsa en paper, amb l'estalvi econòmic i de temps que la informàtica comporta. El temps que abans s'invertia a fer fotocòpies i repartir-les amb missatgers a adreces repartides per tot Barcelona es pot dedicar ara a altres tasques. El recull també suposa un guany en protecció del medi ambient. Els reculls en format tradicional comportaven utilitzar uns 30 quilos de paper cada dia, o, el que és el mateix, prop d'una tona mensual. Ara, en canvi, cada usuari imprimeix només les notícies que li interessen.
L'estalvi de temps també afecta els usuaris. El recull de premsa
és consultable a partir de les nou del matí. No cal esperar fins
a les dotze, com passava de vegades en algunes dependències. Un servidor (informàtic) al servei dels funcionaris El servidor d'Intranet és un equip Sun Enterprise 3000 amb dos processadors UltraSPARC de 64 bits i 250 mhz. de freqüència de treball. Disposa d'una memòria real de 1.048 MB i 64 GB de disc muntats en mirall. Així, tota la informació està duplicada en discos diferents per permetre que el sistema segueixi funcionant davant de la fallida d'un dels discos. L'ordinador proporciona el gros dels serveis de l'Intranet municipal. És el servidor web i a la vegada l'ordinador que conté totes les pàgines que hom pot veure a través de l'adreça www.ajuntament.bcn. També és l'ordinador encarregat de suportar les bases de dades necessàries per a les aplicacions de la xarxa. A la vegada, conté les bases de dades de la web municipal www.bcn.es. La Intranet municipal www.ajuntament,bcn està formada per unes 2.500 pàgines HTML, 700 imatges i més de 5.500 enllaços. Tota la informació ocupa més de 160 Mbytes d'espai de disc. Actualment, hi ha 7.700 accessos setmanals a la pàgina principal dins d'un total de més de 46.000 pàgines vistes la darrera setmana. Pel que fa a visites o sessions de treball, es registren més de 1.100 sessions al dia, amb una durada mitjana de més de tretze minuts i més de 8 pàgines visitades per sessió. La informació més consultada és la de Personal, Biblioteca General i Reculls de Premsa. |
|||||||
